一种基于RFID的档案管理系统

技术领域

本发明涉及信息管理技术领域，具体为一种基于RFID的档案管理系统。

背景技术

RFID系统即射频识别系统，是一种非接触式的自动识别系统，它通过射频无线信号自动识别目标对象，并获取相关数据，由电子标签、读写器和计算机网络构成。射频识别系统以电子标签来标识物体，电子标签通过无线电波与读写器进行数据交换，读写器可将主机的读写命令传送到电子标签，再把电子标签返回的数据传送到主机，主机的数据交换与管理系统负责完成电子标签数据信息的存储、管理和控制。

近年来，我国档案事业取得了长足的发展，档案事业的规模扩大了，数量也逐日增多，档案的种类日趋多样化，信息量迅速膨胀。但传统档案管理手段与技术所导致的问题日益突显，档案录入繁琐，分类档案柜寻找困难，当档案离开档案库后，容易出现档案丢失、被盗，鉴于这种现状，档案管理的技术升级与改造迫在眉睫。作为新一代物料跟踪与信息识别的RFID(无线射频识别技术)技术的快速发展给档案管理的自动化、智能化带来了可能性，具有其他方式无可比拟的优越性。

发明内容

(一)解决的技术问题

针对现有技术的不足，本发明提供了一种基于RFID的档案管理系统，解决了档案录入繁琐，分类档案柜寻找困难，当档案离开档案库后，容易出现档案丢失、被盗的问题。

(二)技术方案

为实现以上目的，本发明通过以下技术方案予以实现：一种基于RFID的档案管理系统，包括电子标签打印机、RFID门禁系统、手持式RFID读写器、档案管理服务器、备用电源、无线通信模块、RFID档案柜和系统主机，所述档案录入步骤为：

S1、当新档案录入系统时，档案管理服务器会自动为档案分配一个电子标签数据信息，并根据录入人员的分类选定相应的RFID档案柜，并同时使用电子标签打印机打印出相对应的电子标签；

S2、利用打印机打印出与电子档案相对应的纸质档案作为档案存根，再将纸质档案的档案袋上贴上相对应的电子标签，并将档案袋拿入档案室；

S3、进入档案室时，RFID门禁系统对电子标签信息与身份卡信息进行检测，并分别与档案管理服务器和系统主机进行信息核实，当信息核实为录入人员与未录入档案信息时，与电子标签信息相对应的RFID档案柜亮出黄灯提示；

S4、当录入人员触动RFID档案柜的柜门开关时，RFID档案柜启动射频识别出电子标签信息与录入人员身份卡信息，并分别与档案管理服务器和系统主机进行信息核实准确无误后，打开相对应的RFID档案柜的柜门，录入人员将档案放入RFID档案柜内，并关闭柜门；

S5、当柜门关闭时，RFID档案柜对系统主机上传反馈已录入信息，档案录入完毕。

优选的，所述档案阅览步骤为：

S1、一般的档案阅览可在阅览室通过RFID门禁系统对身份卡信息确认后，可直接通过电子阅览器进行检索和阅览；

S2、当档案信息无法使用电子阅览器进行阅览时，可对档案管理人员提出阅览申请，管理人员确认阅览人员身份后，可使用手持式RFID读写器将阅览人员身份卡信息录入系统主机，并同时录入提取的档案信息；

S3、当阅览人员进入档案室时，RFID门禁系统检测到阅览人员的身份卡信息，并将信息发送给系统主机，系统主机核实信息后，存有相对应的档案的RFID档案柜亮起绿灯，对相应人员进行提示；

S4、当阅览人员打开RFID档案柜柜门拿取档案袋时，RFID档案柜对身份卡信息与档案袋电子标签信息进行检测核实，当检测到档案袋电子标签信息不符时，RFID档案柜进行十秒的红灯闪烁提醒，提示放回档案，十秒过后档案未放回时，系统主机给管理人员发送提示；

S5、阅览完毕时，将档案拿回档案室时，RFID门禁系统检测到阅览人员的身份卡信息与档案袋电子标签信息，RFID档案柜进行黄灯闪烁对阅览人员进行提示；

S6、阅览人员将档案放回相应的RFID档案柜后，关闭柜门时，RFID档案柜对系统主机发送阅览完毕信息，阅览人员即可正常通过阅览室的RFID门禁系统。

优选的，所述RFID门禁系统包括电子门、射频天线、控制器、无线通信模块和RFID读写器。

优选的，所述档案室与阅览室均设置有RFID门禁系统，且录入人员、管理人员和阅览人员均具有相应的RFID身份卡。

优选的，所述RFID档案柜包括固定式RFID读写器、射频天线、无线通信模块、柜门电子锁，触摸式开关和灯光提示系统。

优选的，所述档案管理服务器包括本地储存服务器与云端储存服务器。

优选的，所述备用电源为现有市场上已有的UPS双电源。

(三)有益效果

本发明提供了一种基于RFID的档案管理系统。具备以下有益效果：

1、本发明通过RFID技术可对档案信息与人员信息进行同时双向认证核实，保证了档案轨迹与人员轨迹相统一，明确人员责任，防止档案丢失或被盗的情况发生，加强了档案的安全性，提高了本发明的实用性。

2、本发明在录入与阅览档案时均可通过RFID档案柜的灯光提示快速找到相应的档案柜，大大减少了寻找时间，提高了寻找效率，加强了本发明的实用性。

3、本发明设置有备用电源，可在突发停电时，再续航一段时间，便于档案管理服务器与系统主机进行安全备份和关机，提高了本发明的实用性。

具体实施方式

下面将对本发明实施例中的技术方案进行清楚、完整地描述，显然，所描述的实施例仅仅是本发明一部分实施例，而不是全部的实施例。基于本发明中的实施例，本领域普通技术人员在没有做出创造性劳动前提下所获得的所有其他实施例，都属于本发明保护的范围。

实施例一：

本发明实施例提供一种基于RFID的档案管理系统，包括电子标签打印机、RFID门禁系统、手持式RFID读写器、档案管理服务器、备用电源、无线通信模块、RFID档案柜和系统主机，档案录入步骤为：

S1、当新档案录入系统时，档案管理服务器会自动为档案分配一个电子标签数据信息，并根据录入人员的分类选定相应的RFID档案柜，并同时使用电子标签打印机打印出相对应的电子标签；

S2、利用打印机打印出与电子档案相对应的纸质档案作为档案存根，再将纸质档案的档案袋上贴上相对应的电子标签，并将档案袋拿入档案室；

S3、进入档案室时，RFID门禁系统对电子标签信息与身份卡信息进行检测，并分别与档案管理服务器和系统主机进行信息核实，当信息核实为录入人员与未录入档案信息时，与电子标签信息相对应的RFID档案柜亮出黄灯提示；

S4、当录入人员触动RFID档案柜的柜门开关时，RFID档案柜启动射频识别出电子标签信息与录入人员身份卡信息，并分别与档案管理服务器和系统主机进行信息核实准确无误后，打开相对应的RFID档案柜的柜门，录入人员将档案放入RFID档案柜内，并关闭柜门；

S5、当柜门关闭时，RFID档案柜对系统主机上传反馈已录入信息，档案录入完毕。

档案阅览步骤为：

S1、一般的档案阅览可在阅览室通过RFID门禁系统对身份卡信息确认后，可直接通过电子阅览器进行检索和阅览；

S2、当档案信息无法使用电子阅览器进行阅览时，可对档案管理人员提出阅览申请，管理人员确认阅览人员身份后，可使用手持式RFID读写器将阅览人员身份卡信息录入系统主机，并同时录入提取的档案信息；

S3、当阅览人员进入档案室时，RFID门禁系统检测到阅览人员的身份卡信息，并将信息发送给系统主机，系统主机核实信息后，存有相对应的档案的RFID档案柜亮起绿灯，对相应人员进行提示，本发明在录入与阅览档案时均可通过RFID档案柜的灯光提示快速找到相应的档案柜，大大减少了寻找时间，提高了寻找效率，加强了本发明的实用性；

S4、当阅览人员打开RFID档案柜柜门拿取档案袋时，RFID档案柜对身份卡信息与档案袋电子标签信息进行检测核实，当检测到档案袋电子标签信息不符时，RFID档案柜进行十秒的红灯闪烁提醒，提示放回档案，十秒过后档案未放回时，系统主机给管理人员发送提示；

S5、阅览完毕时，将档案拿回档案室时，RFID门禁系统检测到阅览人员的身份卡信息与档案袋电子标签信息，RFID档案柜进行黄灯闪烁对阅览人员进行提示；

S6、阅览人员将档案放回相应的RFID档案柜后，关闭柜门时，RFID档案柜对系统主机发送阅览完毕信息，阅览人员即可正常通过阅览室的RFID门禁系统。

RFID门禁系统包括电子门、射频天线、控制器、无线通信模块和RFID读写器，档案室与阅览室均设置有RFID门禁系统，且录入人员、管理人员和阅览人员均具有相应的RFID身份卡，RFID档案柜包括固定式RFID读写器、射频天线、无线通信模块、柜门电子锁，触摸式开关和灯光提示系统，档案管理服务器包括本地储存服务器与云端储存服务器，备用电源为现有市场上已有的UPS双电源，用于断电时，保证档案管理服务器与系统主机进行安全备份和关机，提高了本发明的实用性。

尽管已经示出和描述了本发明的实施例，对于本领域的普通技术人员而言，可以理解在不脱离本发明的原理和精神的情况下可以对这些实施例进行多种变化、修改、替换和变型，本发明的范围由所附权利要求及其等同物限定。