基于文件对象构建文件之间的关系方法

技术领域

本发明涉及文件管理领域，具体涉及基于文件对象构建文件之间的关系方法。

背景技术

随着医药行业的不断发展，在药品、医疗器械等细分领域不断深入，其医药公司在生产研发过程中的资料数量也在逐渐增加，并且由于医药行业的特殊性，近年来对医药企业的监管愈加严格，医药企业对于申报时提供的文档以及内部相关文件的管理上也需要更加严谨；对此为了提高文件管理的效率，医药企业通常会采用文件管理系统对文件进行管理，但是现有的文件管理系统在对文件进行管理时，通常只是针对文件的存放以及借阅管理，无法对文件在生命周期中存在的升版与生效进行管理，在文件生命周期中的各项操作无法得到有效管理，无法满足医药行业对于文件管理以及文件版本的严谨性需求，对此本申请提出一种基于文件对象构建文件之间关系方法，以实现对文件管理的全周期监控与管理。

发明内容

本发明意在提供基于文件对象构建文件之间的关系方法，以实现对文件管理的全周期监控与管理。

为达到上述目的，本发明采用如下技术方案：基于文件对象构建文件之间的关系方法，包括文件横向管理与纵向管理，所述横向管理用于文件新增、文件升版与文件作废管理；所述文件新增包括用户上传新文件，系统对新文件进行审核与培训，生成生效文件；

所述文件升版包括用户上传对应生效文件的更新文件，所述系统对上传的更新文件进行审核与培训之后生成新版生效文件；所述文件作废包括系统对所述生效文件进行审核，并将符合作废条件的文件进行作废；所述横向管理在文件生效、所述文件升版与所述文件作废过程中对所述文件的状态与权限进行修改；所述纵向管理用于所述生效文件增发、归档与销毁管理，所述纵向管理用于根据增发文件之间的关系对所述增发文件进行记录归档，并对所述增发文件的收发进行管理。

本方案的原理及优点是：通过对文件进行横向管理，实现对文件的上传、升版与作废的生命全周期进行管理，使得文件的各个时期与各个版本均能够得到监管，并且对文件的增发与归档过程进行纵向管理，保证文件全生命周期的监管，并且在对文件进行管理的过程中通过对文件版本之间的关系以及文件与文件之间的联系对文件进行多维度的管理，其中通过横向管理对文件的上传、升版与作废的全程管理，并对文件的生效以及文件的权限进行管理，保证文件在升版与作废过程中多个文件的有效性管理，同时通过结合纵向管理对文件的使用过程进行管理，实现文件整体的全面性管理。

优选的，作为一种改进，所述文件升版与所述文件作废时通过定期回顾或主动发起。保证文件能够及时进行升版与作废的同时，避免系统中的文件数量过多，导致文件管理的遗漏。

优选的，作为一种改进，所述文件新增与所述文件升版中，所述系统在将上传文件生成生效文件之后，根据所述文件的当前版本情况，对所述上传文件进行备份存储。将文件各个升版过程中的原始上传文件进行存储备份，使得能够对文件的各代升版内容以及原始上传内容进行追溯。

优选的，作为一种改进，所述文件状态根据所述文件升级与所述文件作废进行修改，所述文件状态用于设置多个文件的生效状态。通过对文件状态的修改，使得系统对多个文件以及单个文件的多个版本文件进行管理的有序性，避免在进行文件升版与文件作废时出现失误，同时在对文件进行增发时能够快速对文件进行查找与定位，提高系统运行的效率。

优选的，作为一种改进，所述文件作废包括所述生效文件作废与上传文件作废，所述文件作废将已作废的文件进行存档，并对文件权限进行修改。

优选的，作为一种改进，所述纵向管理在进行文件增发时，用户发起增发申请，所述系统对所述增发申请后审核后，选择对应的生效文件进行增发；所述文件增发根据申请需求对所述生效文件进行下载或打印，并将下载或打印的文件进行发放，所述纵向管理在对发放文件进行管理时，根据所述增发申请在预设时间对所述发放文件进行回收。通过对增发的文件的生命周期的管理，保证文件能够在预定范围能进行流动的同时，保证文件在增发之后的可监管性。

优选的，作为一种改进，所述纵向管理在对所述发放文件进行回收时，包括遗失登记、记录归档与文件销毁，其中所述文件销毁的数量根据所述发放文件的数量与所述遗失登记的数量进行设定。在对增发文件进行回收时将部分文件按进行销毁，使得文件增发过程中整体收发的平衡性。

优选的，作为一种改进，所述发放文件在进行记录归档时，通过与本地在库档案进行对比分析进行合并存档。在对发放文件进行存档时，通过将文件与现有的本地在库档案进行对比建立关系进行合并存档，使得文件在进行存档时，文件之间能够通过文件关系进行保存，提高文件存档时文件之间的联系，保证文件归档管理的逻辑性。

优选的，作为一种改进，所述纵向管理还用于归档文件的借阅、归还与遗失登记管理。

优选的，作为一种改进，所述横向管理与所述纵向管理在所述文件管理的过程中还生成与所述文件对应的记录文件对所述文件操作记录进行保存。

附图说明

图1为本发明文件管理系统的系统框图。

图2为本发明构建方法的逻辑框图。

具体实施方式

下面通过具体实施方式进一步详细说明：

本申请的实现，依托于基于文件对象之间关系的文件管理系统，如图1所示，包括横向管理单元与纵向管理单元，横向管理单元用于文件的上传、升版与销毁的管理，纵向管理单元用于文件的使用、归档管理；具体的横向管理单元包括文件新增模块、文件升版模块、文件作废模块与文件存储模块，分别用于文件的新增、版本升级与过期作废管理，其中文件存储模块用于存储用户上传的新文档与升版文档以及生效文档的保存。纵向管理单元包括文件增发管理模块、归档管理模块与文件借阅管理模块，其中文件增发管理模块与横向管理单元的文件存储模块，用于读取横向管理单元中的生效文件并进行增发，归档管理模块与文件借阅模块分别用于对增发管理模块中增发的文件进行回收归档以及文件的借阅管理。

如图2所示，基于文件对象构建文件之间的关系方法，适用于上述文件管理系统，包括对文件的横向管理与纵向管理，分别用于对医药企业内部文档与资料文件的更新迭代生命周期的管理以及对文件的增发以及文件的归档管理。通过对文件同时进行横向管理与纵向管理，实现对文件全生命周期以及全流程的全面管理，保证在对文件进行管理时的有序性的同时，提高文件管理的有效性。

其中横向管理包括文件新增、文件升版与文件作废的管理，具体的在文件新增时，用户上传新增文件至系统，系统对上传的文件进行审核后，根据上传文件的类别判断是否需要进行培训，再将上传文件转换生成为生效文件。

具体的，用户将需要上传的新文件通过特定的格式进行上传，其中特定格式要求可以是文件的类型、排版、名称等规则对文件进行限定，并且在上传时需要对文件的类别进行设置，其中文件的类别可以是资料、规则、流程等类别；用户在完成新文件上传之后，系统在对文件进行审核时通过程序对文件的格式进行初步审核之后，再通过管理员对文件的内容做进一步的审核，其中通过程序对文件进行审核为现有技术在此不再进行赘述。在审核通过后对于规则与流程类的文件还需要进行培训，在培训完成后将上传的新文件转换为生效文件，并将文件的管理信息进行保存，其中管理信息包括上传者、上传时间、审核人、审核时间以及审核内容与文件进行同步保存，优选的在本实施例中，对于同一文件在不同阶段的管理信息通过列表的形式保存于同一管理信息文件中，并将管理信息文件与最新的生效文件进行同步更新。

在文件形成生效文件之后，系统通过对文件进行定期回顾或用户在系统上进行主动发起文件升版，在对文件进行升版时，用户在系统上选择需要进行升版的生效文件，并在系统上传对应的更新文件，系统对上传的更新文件进行审核后，根据生效文件的类别判断是否需要对更新文件进行培训，在完成文件的审核与培训之后将上传的更新文件生成为新版的生效文件，并对该文件的历史版本与上传文件进行备份保存，其中新版生效文件可以通过在文件名称上增加版本标识符进行区分，并对历史生效文件与最新生效文件的文件状态进行修改，使得最新生效文件处于优先读取与活动的状态。通过对文件的上传与升版时进行审核或进行培训之后再将文件进行生效处理，保证系统中的文件在处于公开状态时候的有效性，并且对各个版本文件的状态和权限进行设置，保证文件在上传或升版与生效的过程中产生的大量文件能够得到更加有序与合理的管理。

系统在对文件进行管理的过程中，还通过文件作废将过期文件进行作废清理；具体的通过对系统中的文件进行定期回顾或由用户主动发起对文件进行作废处理。在对文件进行作废处理时通过对该文件各版本的生效文件以及各上传文件以及管理信息文件中添加相关水印，标明文件的作废情况，优选的在本实施例中水印中可以包含作废相关文字以及作废时间；将同一个作废文件的历史版本文件进行打包存储。

其中横向管理在进行文件升版与文件作废时，定期回顾为系统预设时间对当前生效文件进行回顾，并提醒管理员是否需要进行升版或作废；具体的在本实施例中系统对生效后6至24个月内未进行升版的文件，发送信息提醒管理员是否需要进行升版；对于生效文件连续6个月以上未使用或3个升版周期内未进行升版的文件，提醒管理员是否需要对文件进行作废处理。通过对系统中的文件进行定期回顾，保证系统中生效文件的有效性，同时对系统中长时间未进行处理的文件进行提醒处理，避免系统中大量文件在进行管理时出现遗漏，导致管理死角的出现。

横向管理还用于对文件的权限进行控制和修改，具体的系统根据不同的用户类型，对用户的上传文件权限、审核文件权限与下载文件权限进行设定，系统根据不同账户的权限情况限制用户对系统中文件的操作；此外，横向管理还对系统中文件的权限进行设定，具体的系统根据文件的状态设置文件的读取权限、修改权限与下载权限，具体的在本实施例中文件上传系统后，系统将上传的新文件设置为仅管理员可读取与修改状态，在文件生成为生效文件之后，将生效文件设置为仅读取状态，上传的新文件设置为管理员仅读状态；对于作废的文件，在对文件进行打包存储之后，系统将文件的权限设置管理员仅读状态。通过将不同类型的文件的权限进行设置，保证在对文件进行查找与读取时能够快速找到文件对应的生效版本，并且将以往生效的文件或作废的文件进行归档保存，且由管理员进行仅读操作，保证文件生命周期中的历史内容能够有效的追溯。

纵向管理包括文件增发与文件归档管理，其中文件增发用于对横向管理中生效文件的发放，具体的在需要对生效文件进行增发时，由用户提交增发申请，其中增发申请中包括文件名称、增发数量、增发日期，文件使用期限、申请人等信息，系统对增发申请进行审核之后，在横向管理中查找对应文件的最新生效版本，并根据增发申请信息对文件进行打印或下载电子版进行发放；纵向管理在文件发放之后，根据增发申请中的信息，对文件的使用期限进行监督，在达到预设时间之后，系统对增发文件进行收回，具体的在收回文件时，对于遗失的文件需要填写遗失文件登记表进行登记，对于收回的文件根据归档需求对部分文件进行记录归档，对于剩余的文件进行销毁处理。通过对增发文件的申请到回收以及销毁的过程的监管，使得文件在增发使用时全过程能够进行有效的管理，保证增发文件在使用过程中的合理性，同时在进行回收时同时进行销毁和归档保存，保证文件在增发时的收发平衡，提高系统中文件数量的可控性。

在对回收的文件进行归档时，将文件的内容与本地在库档案进行对比分析，其中本地在库档案为档案库中已保存归档的文件；并且按照文件的类型、生效时间对文件进行分类归档，并与本地在库档案之间通过登记表进行保存；并对本地在库档案进行借阅管理，提供方案的借阅与续借服务，并在借阅管理中对于文件的归还与遗失进行登记，并将登记信息与该文件与相关文件的登记表进行同步，其中对于本地在库文件的管理方法为现有技术，在此不再进行赘述。

相比于现有技术，本方案中在对文件进行管理时，通过对文件同时进行横向管理与纵向管理，保证文件在产生到作废以及文件在使用过程中的全生命周期能够得到有效的管理，并且在对文件进行管理时通过对文件自身各个版本以及文件与文件之间的关系建立对应链，保证系统中多个文件管理的合理性。

以上的仅是本发明的实施例，方案中公知的具体技术方案和/或特性等常识在此未作过多描述。应当指出，对于本领域的技术人员来说，在不脱离本发明技术方案的前提下，还可以作出若干变形和改进，这些也应该视为本发明的保护范围，这些都不会影响本发明实施的效果和专利的实用性。本申请要求的保护范围应当以其权利要求的内容为准，说明书中的具体实施方式等记载可以用于解释权利要求的内容。