一种用于外贸的组织管理系统

技术领域

本申请涉及计算机领域，尤其涉及一种用于外贸的组织管理系统。

背景技术

目前外销贸易中销售订单、采购订单、仓库管理、出运管理、售后管理、财务管理等相关业务，可以使用ERP进行管理，但目前这些产品针对外贸的交易流程不能满足需求，不能解决外贸中的多语言支持、多汇率结算、跨国结算、跨国运输、工单支持、知识库管理、平台扩展性等主要问题。

发明内容

本申请的一个目的是提供一种用于外贸的组织管理系统，解决现有技术中的对外贸的交易流程不能满足需求，不能支持多语言、多汇率结算、跨国运输、平台扩展性等问题。

根据本申请的一个方面，提供了一种用于外贸的组织管理系统，该系统包括：财务管理模块、市场管理模块、采销管理模块、品质管理模块、物流管理模块以及售后管理模块，其中，

所述财务管理模块用于基于财务请求管理应收款、付款以及生成发票的管理；

所述市场管理模块用于基于采集到的客户信息以及产品信息生成包括报价的合同并将所述合同发送至所述财务管理模块；

所述采销管理模块用于根据采购计划、产品资料以及工厂资料生成采购合同，并将所述采购合同发送至所述财务管理模块进行审核，将基于所述采购合同采购到的产品进行登记后将登记信息发送至所述物流管理模块以及品质管理模块；

所述品质管理模块用于对接收到的销售合同和采购合同进行登记并验货，根据验货结果通知所述物流管理模块进行发货以及将验货结果反馈至所述采销管理模块；

所述物流管理模块用于根据收到的到货单进行入库操作并通知所述财务管理模块进行开发票；

所述售后管理模块用于根据客户提出的售后请求进行处理。

进一步地，所述财务管理模块包括收款模块、付款模块以及开票模块，

所述收款模块用于根据客户的收款请求判断收款性质，根据判断结果进行预付收款启动合同、或者结束、或者关联出运计划通知物流发货；

所述付款模块用于根据付款申请进行财务付款并进行复核，将复核后的结果录入系统；

所述开票模块用于根据客户的出运计划进行开票。

进一步地，所述收款模块用于统计客户的应收款请求并在每一应收款的信息中添加收款记录，根据所述收款记录创建回款单，按照预设时间周期进行批量更新所述回款单的汇率信息。

进一步地，所述市场管理模块用于基于采集到的客户信息生成客户的合同，其中，所述客户信息由客户回访计划、问卷调查、样品提醒以及报价跟踪确定；

所述市场管理模块用于基于采集到的产品信息确定客户报价，基于所述客户报价生成合同，基于所述合同确定采购计划以及出运计划。

进一步地，所述采销管理模块用于基于所述采购合同更新采购计划进行外部加工，并判断历史同订单交货时间以及供应商地址，确定到货时间，根据所述到货时间进行到货登记。

进一步地，所述品质管理模块用于对接收到的销售合同和采购合同进行验货，若验货结果为不符合要求，则将产品资料不符的信息添加至所述品质管理模块中，并将验货结果的补救措施反馈至所述采销管理模块，其中，所述补救措施包括换货补货、退货、返厂或维修；

若验货结果为符合要求，则根据验货结果类型进行发货，其中，验货结果类型包括出运计划类、可持续采购类以及有部分问题可出货类。

进一步地，所述物流管理模块用于根据货物以及合同匹配生成出运明细，根据所述出运明细生成出库单，将所述出库单发送到移动端或PC端进行验货登记。

进一步地，所述售后管理模块用于当产品退回时启动维修或退换的合同，将所述合同提交至所述财务管理模块进行审批，审批后生成新的采购或出运计划，根据新的采购或出运计划判断产品是否需要维修，若是，则经工厂维修物流收货后判断品质是否合格，若合格则在出运明细中添加维修报告后进行发货。

与现有技术相比，本申请通过提供一种用于外贸的组织管理系统，该系统包括：财务管理模块、市场管理模块、采销管理模块、品质管理模块、物流管理模块以及售后管理模块，其中，所述财务管理模块用于基于财务请求管理应收款、付款以及生成发票的管理；所述市场管理模块用于基于采集到的客户信息以及产品信息生成包括报价的合同并将所述合同发送至所述财务管理模块；所述采销管理模块用于根据采购计划、产品资料以及工厂资料生成采购合同，并将所述采购合同发送至所述财务管理模块进行审核，将基于所述采购合同采购到的产品进行登记后将登记信息发送至所述物流管理模块以及品质管理模块；所述品质管理模块用于对接收到的销售合同和采购合同进行登记并验货，根据验货结果通知所述物流管理模块进行发货以及将验货结果反馈至所述采销管理模块；所述物流管理模块用于根据收到的到货单进行入库操作并通知所述财务管理模块进行开发票；所述售后管理模块用于根据客户提出的售后请求进行处理。从而满足了对外贸的交易流程的需求，可以支持多语言、多汇率结算、跨国运输、平台扩展性。

附图说明

通过阅读参照以下附图所作的对非限制性实施例所作的详细描述，本申请的其它特征、目的和优点将会变得更明显：

图1示出根据本申请的一个方面提供的一种用于外贸的组织管理系统的结构示意图；

图2示出本申请一实施例中收款流程示意图；

图3示出本申请一实施例中付款流程示意图；

图4示出本申请一实施例中开票流程示意图；

图5示出本申请一实施例中市场管理模块进行管理的流程示意图；

图6示出本申请一实施例中采销管理模块进行管理的流程示意图；

图7示出本申请一实施例中品质管理模块进行管理的流程示意图；

图8示出本申请一实施例中物流管理模块进行管理的流程示意图；

图9示出本申请一实施例中售后管理模块进行管理的流程示意图。

附图中相同或相似的附图标记代表相同或相似的部件。

具体实施方式

下面结合附图对本申请作进一步详细描述。

在本申请一个典型的配置中，终端、服务网络的设备和可信方均包括一个或多个处理器(CPU)、输入/输出接口、网络接口和内存。

内存可能包括计算机可读介质中的非永久性存储器，随机存取存储器(RAM)和/或非易失性内存等形式，如只读存储器(ROM)或闪存(flash RAM)。内存是计算机可读介质的示例。

计算机可读介质包括永久性和非永久性、可移动和非可移动媒体可以由任何方法或技术来实现信息存储。信息可以是计算机可读指令、数据结构、程序的模块或其他数据。计算机的存储介质的例子包括，但不限于相变内存(PRAM)、静态随机存取存储器(SRAM)、动态随机存取存储器(DRAM)、其他类型的随机存取存储器(RAM)、只读存储器(ROM)、电可擦除可编程只读存储器(EEPROM)、快闪记忆体或其他内存技术、只读光盘只读存储器(CD-ROM)、数字多功能光盘(DVD)或其他光学存储、磁盒式磁带，磁带磁盘存储或其他磁性存储设备或任何其他非传输介质，可用于存储可以被计算设备访问的信息。按照本文中的界定，计算机可读介质不包括非暂存电脑可读媒体(transitory media)，如调制的数据信号和载波。

图1示出根据本申请的一个方面提供的一种用于外贸的组织管理系统的结构示意图，该系统包括：财务管理模块100、市场管理模块200、采销管理模块300、品质管理模块400、物流管理模块500以及售后管理模块600，其中，所述财务管理模块100用于基于财务请求管理应收款、付款以及生成发票的管理；所述市场管理模块用于基于采集到的客户信息以及产品信息生成包括报价的合同并将所述合同发送至所述财务管理模块；所述采销管理模块用于根据采购计划、产品资料以及工厂资料生成采购合同，并将所述采购合同发送至所述财务管理模块进行审核，将基于所述采购合同采购到的产品进行登记后将登记信息发送至所述物流管理模块以及品质管理模块；所述品质管理模块用于对接收到的销售合同和采购合同进行登记并验货，根据验货结果通知所述物流管理模块进行发货以及将验货结果反馈至所述采销管理模块；所述物流管理模块用于根据收到的到货单进行入库操作并通知所述财务管理模块进行开发票；所述售后管理模块用于根据客户提出的售后请求进行处理。从而可以更好的解决外贸中平台的扩展性低、不支持多汇率结算、不支持多语言的问题。

具体地，所述财务管理模块100用于基于财务请求管理应收款、付款以及生成发票的管理；在此，财务管理模块100对收款登记进行管理，以及客户的付款、生成的发票、产品维修或退货等产生的账单等进行管理，可支持多汇率结算，按照月结汇，更新本月回款单的汇率，从而可以支持多汇率结算。

具体地，所述市场管理模块200用于基于采集到的客户信息以及产品信息生成包括报价的合同并将所述合同发送至所述财务管理模块；在此，通过市场渠道提供线索，采集到客户信息以及产品信息，客户信息包括客户回访计划信息、问卷调查信息等，产品信息包括提供的产品资料，产品资料如商品类型、商品价格等，根据采集到的信息生成合同，该合同包括产品的报价，从而提供给财务管理模块进行财务审核后，确定采购计划和出运计划。

具体地，所述采销管理模块300用于根据采购计划、产品资料以及工厂资料生成采购合同，并将所述采购合同发送至所述财务管理模块进行审核，将基于所述采购合同采购到的产品进行登记后将登记信息发送至所述物流管理模块以及品质管理模块；在此，根据采购计划进行采购商品，确定采购的商品的产品资料，从产品资料中查询到工厂资料，从而判断该工厂是否符合要求，若是，可根据采购计划、合同备注、现有库存以及工厂资料进行综合推荐该工厂，确定供应商，进而与供应商确定采购合同，将该采购合同发送至财务管理模块进行审核，根据采购合同提醒工厂发货，当到货时进行到货登记，并将该到货登记通知到物流管理模块以及品质管理模块。

具体地，所述品质管理模块400用于对接收到的销售合同和采购合同进行登记并验货，根据验货结果通知所述物流管理模块进行发货以及将验货结果反馈至所述采销管理模块；在此，对于销售合同、采购合同进行到货登记以及根据验货要求进行移动端或PC端的验货登记，进而进行验货，对于维修、补货、退换货的单据，根据验货要求进行移动端或PC端的验货登记进而进行验货，当验货结果为符合要求时，通知物流管理模块进行发货，当验货结果为不符合要求时，则将该验货结果反馈至采销管理模块，在此，当验货结果符合要求，没有问题时，是进行整批发货的，而当验货结果不符合要求时，则根据实际情况对产品进行分批发货。

具体地，所述物流管理模块500用于根据收到的到货单进行入库操作并通知所述财务管理模块进行开发票；在此，根据到货计划确定到货单，将该到货单在移动端或PC端进行验货登记，登记后进行入库清点，对清点后的产品进行品质验货，当合格时确定出运计划和出运明细，对于外销情况时，可根据出运明细生成单证，进而生成出库单，将该出库单发送至财务管理模块，而对于内销情况时，是根据出运计划进行开发票。

具体地，所述售后管理模块600用于根据客户提出的售后请求进行处理。在此，根据客户提出的售后问题判断客服是否可以自行处理，若不能，则依次判断技术部、品质部的处理能力，最后将处理结果反馈至客服，进行客服登记系统，在客服登记系统中更新物流收货信息，客服通知客户，以便客户反馈是否维修或退货，根据客户的反馈结果进行物流退货或维修后返给客户。

在本申请一实施例中，所述财务管理模块100包括收款模块、付款模块以及开票模块，所述收款模块用于根据客户的收款请求判断收款性质，根据判断结果进行预付收款启动合同、或者结束、或者关联出运计划通知物流发货；所述付款模块用于根据付款申请进行财务付款并进行复核，将复核后的结果录入系统；所述开票模块用于根据客户的出运计划进行开票。在此，收款模块的收款流程如图2所示，当接收到收款和查询收款的通知时，录入系统通知客服，判断收款性质，若为款到发货，则关联出运计划通知物流发货，若为预付，则客服启动合同，若为月结或货到付款，则结束。其中，所述收款模块用于统计客户的应收款请求并在每一应收款的信息中添加收款记录，根据所述收款记录创建回款单，按照预设时间周期进行批量更新所述回款单的汇率信息。收款的方式为：按客户统计应收款，每个应收款信息可以添加收款记录，添加收款记录后，可以在客户合同列表中拉出客户所有销售合同的应收款信息，并可编辑本次收款记录的收款金额等信息，批量保存时，可以选择一个已有回款单，也可以直接生成新的回款单，当先有回款单的时候，可以先创建回款单，创建之后，可以在回款单详情中添加收款记录，因每个月结汇，回款单录入时，是编辑的临时汇率，当真正结汇后，需要批量更新本月回款单的汇率。付款模块的付款流程如图3所示，付款申请月结付款，财务付款，第二人复核，通知付款申请人并提供底单，将底单录入系统。开票模块的开票流程分为客户开票以及请求工厂开票，如图3所示，其中，客户开票是根据出运计划提醒财务开票，判断发票要求，若是要求为发票随货，则当天开票录入系统，根据开票的出运计划可导出指定的XML格式文件，再直接导入开票软件开票或根据开票的出运计划先导出成excel，再通过excel的宏生成xml格式文件，最后导入开票软件开票。开票后关联出运计划物流随货发出并反馈客服。若要求为发票不随货，则根据客户需求开票录入系统并生成发票寄件记录，物流发货并反馈客服。当需要工厂开票时，将开票请求发送至工厂，该开票请求包括开票时间、开票具体内容、开票抬头等，工厂进行开票，开票可根据出运明细生成开票通知，通知供应商开票，其中，可根据出运明细中对应商品的采购合同来生成，同一供应商多个内销商品的可合并为一条记录，外销产品需根据出运明细记录单独对应，一条记录对应一张发票，同一供应商的多条记录可以合并导出。供应商收到开票通知后将发票录入系统，得到发票认证。

在本申请一实施例中，所述市场管理模块200用于基于采集到的客户信息生成客户的合同，其中，所述客户信息由客户回访计划、问卷调查、样品提醒以及报价跟踪确定；所述市场管理模块200用于基于采集到的产品信息确定客户报价，基于所述客户报价生成合同，基于所述合同确定采购计划以及出货计划；在特殊情况下，可进行申请样品，将申请到的样品送至所述品质管理模块。在此，如图5所示，市场渠道提供线索，通知客服部录入客户资料，得到CRM客户资料，根据客户的询价提供产品资料，判断提供的产品是否为常规商品，若否，则为新特产品并建立该产品的资料，若是，则客户进行报价，判断是否对该报价满意，若是进行合同草稿并进行内部审核，客户确定合同或确认收款，确定正式合同，将正式合同提交到财务部进行审核，审核价格、付款方式以及付款周期等，根据审核结果生成采购计划以及出运计划。当客户报价不满意时，则执行跟踪任务，进行CRM定期任务并进行客户等级判定，将判定结果更新到客户资料中，CRM定期任务包括客户回访计划、问卷调查、样品提醒以及报价跟踪等。

在本申请一实施例中，所述采销管理模块300用于基于所述采购合同更新采购计划进行外部加工，并判断历史同订单交货时间以及供应商地址，确定到货时间，根据所述到货时间进行到货登记。在此，如图6所示，根据采购计划采购商品，根据采购的商品确定产品资料以及所属的工厂资料，进而判断该工厂是否具有国家或资质证书，根据判断结果以及历史同商品订单情况判断工厂的信用交期等，进而再根据采购商品、合同备注以及现有库存进行推荐供应商，根据采购合同申请付款以及进行外部采购、外部加工和内部备货，会进行工厂的发货提醒，判断历史同订单交货时间以及供应商地址综合判断出可能到货的时间，进行到货登记，判断预设审核逻辑检查是否通过，若是，则采购合同提交到部门复核后到财务复核。

在本申请一实施例中，所述品质管理模块400用于对接收到的销售合同和采购合同进行验货，若验货结果为不符合要求，则将产品资料不符的信息添加至到品质管理模块中，并将验货结果的补救措施反馈至所述采销管理模块300，其中，所述补救措施包括换货补货、退货、返厂或维修；若验货结果为符合要求，则根据验货结果类型进行发货，其中，验货结果类型包括出运计划类、可持续采购类以及有部分问题可出货类。在此，如图7所示，将销售合同、采购合同以及维修、补货。退换货的单据进行到货登记和验货要求，登记后将收货单在移动端或PC端验货登记以及将收货单中的包装清单添加到商品资料中，到货登记时若缺图片则进行拍照提醒进行拍照以及文件管理，通过验货标准管理后添加到商品资料中；在移动端或PC端登记时判断是否符合要求，若否，则将产品资料不符修改到收货登记信息中，该产品资料不符后可进行客服修改外销合同、修改产品资料以及采购修改采购合同，将修改后的合同和产品资料添加到到货登记信息中；当验货不符合要求时，还要进行换货补货、退货、返厂或维修的措施，将具体措施通知到采购部；若验货符合要求，则根据出运计划、可持续特采以及有小瑕疵但可出货进行分批发货，将发货通知发送到物流部。

在本申请一实施例中，所述物流管理模块500用于根据货物以及合同匹配生成出运明细，根据所述出运明细生成出库单，将所述出库单发送到移动端或PC端进行验货登记。在此，如图8所示，根据到货计划生成到货单，将该到货单在移动端或PC端进行验货登记并拍照留档，登记后进行入库清点，对清点后的产品进行品质验货，若不合格，则将退换货等异常情况添加至出库单中，其中，异常退换货和后续二次验货等，需要系统内部物流单号或入库单号来确定唯一，方便后续跟踪，若出库单中发票不随货，则通知财务开票并通知客服告知客户。对于外销的情况时，若品质验货为合格，则根据出运计划确定出运明细，从而生成单证，根据单证生成出库单，其中，出运明细包括质检通过、贷款情况、客户通知、是否发票随货要求等内容，可以按照货物和合同情况匹配生成该出运明细。

在本申请一实施例中，所述售后管理模块600用于当产品退回时启动维修或退换的合同，将所述合同提交至所述财务管理模块进行审批，审批后生成新的采购或出运计划，根据新的采购或出运计划判断产品是否需要维修，若是，则经工厂维修物流收货后判断品质是否合格，若合格则在出运明细中添加维修报告后进行发货。在此，如图9所示，客服根据客户提出的售后问题进行处理，若不能处理则提交到技术部，若技术部可进行处理则进行远程处理，若技术部不能处理，则判断流转部是否可以远程处理，若技术部或流转品质部不能远程处理则进行产品退回并反馈客服，客服进行登记该反馈，在物流收货过程中通知客服启动维修或退换等合同，将该合同提交到财务部进行审批，通过时生成采购或出运计划，采购安排工厂维修或退换，进行物流退货，采购确认维修成本并通知客户是否维修，若维修则返厂维修，若否则退回给客户。产品合格则附上检测报告随出运明细发货，若品质验货后是不合格，则流转技术部进行判断产品是否合格，合格则附维修报告，不合格则物流重新退回工厂。

显然，本领域的技术人员可以对本申请进行各种改动和变型而不脱离本申请的精神和范围。这样，倘若本申请的这些修改和变型属于本申请权利要求及其等同技术的范围之内，则本申请也意图包含这些改动和变型在内。

需要注意的是，本申请可在软件和/或软件与硬件的组合体中被实施，例如，可采用专用集成电路(ASIC)、通用目的计算机或任何其他类似硬件设备来实现。在一个实施例中，本申请的软件程序可以通过处理器执行以实现上文所述步骤或功能。同样地，本申请的软件程序(包括相关的数据结构)可以被存储到计算机可读记录介质中，例如，RAM存储器，磁或光驱动器或软磁盘及类似设备。另外，本申请的一些步骤或功能可采用硬件来实现，例如，作为与处理器配合从而执行各个步骤或功能的电路。

另外，本申请的一部分可被应用为计算机程序产品，例如计算机程序指令，当其被计算机执行时，通过该计算机的操作，可以调用或提供根据本申请的方法和/或技术方案。而调用本申请的方法的程序指令，可能被存储在固定的或可移动的记录介质中，和/或通过广播或其他信号承载媒体中的数据流而被传输，和/或被存储在根据所述程序指令运行的计算机设备的工作存储器中。在此，根据本申请的一个实施例包括一个装置，该装置包括用于存储计算机程序指令的存储器和用于执行程序指令的处理器，其中，当该计算机程序指令被该处理器执行时，触发该装置运行基于前述根据本申请的多个实施例的方法和/或技术方案。

对于本领域技术人员而言，显然本申请不限于上述示范性实施例的细节，而且在不背离本申请的精神或基本特征的情况下，能够以其他的具体形式实现本申请。因此，无论从哪一点来看，均应将实施例看作是示范性的，而且是非限制性的，本申请的范围由所附权利要求而不是上述说明限定，因此旨在将落在权利要求的等同要件的含义和范围内的所有变化涵括在本申请内。不应将权利要求中的任何附图标记视为限制所涉及的权利要求。此外，显然“包括”一词不排除其他单元或步骤，单数不排除复数。