一种基于订单的物料采购信息智能分发及收集方法和系统

技术领域

本发明涉及一种基于订单的物料采购信息智能分发及收集方法和系统。

背景技术

现有的ERP系统中，生产系统和销售系统已经完成了电子化，但是物料采购流程还无法电子化，因此物流采购流程成为ERP系统的一个瓶颈所在。

现有技术中，只有对订单和物料前端处理的方法和软件，但是物料采购订单信息还是采用传统方法发送给供应商，如通过传真，邮件(email)等发送给供应商；供应商在收到采购订单后，也反过来通过传真或邮件回传给采购方；事实上，一个采购方的一个订单需要用到多个物料，因此一般对应多个供应商，而一个供应商需要为多个采购商供货；因此双方处理的订单信息都非常繁杂的，而且每一个物料的供货日期，价格等都可能不同，因此供应商和采购商都需要花费巨大的精力去人工维护物料采购订单；而且，更进一步，各订单的进展汇总表需要人工制定，管理人员无法通过电子化的方法直接掌控各主订单(生产订单)和物料订单的进展状态；因此，在ERP的采购环节存在巨大的瓶颈，制约着供应商和采购商，导致生产效率受到严重影响。

总而言之，现有技术存在的主要问题有：采购方采购信息分发繁杂，供应商端处理物料订单繁杂，采购方和供应商端总体掌控订单信息困难；

因此，有必要设计一种新的物料采购信息分发及收集方法和系统。

发明内容

本发明所要解决的技术问题是提供一种基于订单的物料采购信息智能分发及收集方法和系统，或称为物料订单信息智能分发及收集方法和系统；本发明方法和系统将采购过程电子化，数据化、信息化，能显著提高采购效率，并能监控采购流程。

发明的技术解决方案如下：

一种基于订单的物料采购信息智能分发及收集方法，包括以下步骤：

步骤一：订单及物料采购信息的编辑；

在电子编辑界面中由采购方操作员编辑订单，订单中物料的单件用量，形成订单对应物料用量清单，最终形成给具体供应商的物料采购信息；

物料采购信息包括每一种物料的名称，规格，物料数量，供应商(可以进一步包括价格等信息)；物料采购信息存储在数据库服务器中；

步骤二：物料采购信息分发；

在电子编辑界面中，由采购方操作员将物料采购信息依据物料与供应商的对应关系，对应分发到多个供应商；操作员操作后，系统自动分发通知到供应商；

步骤三：供应商反馈信息收集；

数据库服务器收集供应商反馈的信息；反馈的信息包括供应商确认信息。

步骤二中，采用以下方法中的至少一种(可以是多种相结合)向供应商分发物料采购信息的方式：

方法1：通过手机短信或语音通知；

方法2：通过即时通讯软件或公众号平台通知；即时通讯软件如qq，微信，支付宝等通知；

方法3：通过第三方通知平台通知；第三方通知平台为中转平台，优选方法3：

方法4：通过电子邮件通知；

向即时通讯软件服务器激发推送指令及推送需要的数据信息；其中的数据信息可以是处理好的通知信息，也可以是发送订单id和服务器地址信息，即时通讯服务器通过接口读取需要的供应商等采购信息。

微信推送的账号信息需要openid，需要预先获取后并存储openid和对应的手机号，用户关注微信公众号平台可以获取openid和手机号，当客户端上传手机号，就可以找到对应的openid，有了openid微信才能完成推送信息。

步骤三中，通过以下方法中的至少一种(可以是多种相结合)收集供应商反馈信息；

方法1：供应商通过授权的账号密码登录软件，进入供应商操作界面，访问数据服务器，执行确认或取消物料订单的操作；登录可以是网页端进入，或小程序等进入；

方法2：供应商通过登录第三方平台执行确认或取消物料订单操作，由第三方平台访问数据服务器执行确认或取消物料订单的操作；

方法3：供应商通过登录第三方平台执行确认或取消物料订单操作，数据服务器定时读取第三方平台的数据，执行确认或取消物料订单的操作；

方法4：供应商通过回复短信确认或取消订单；电信运营商向访问数据服务器，执行确认或取消物料订单的操作；

方法5：供应商通过登录第三方平台，通过第三方平台方访问数据服务器执行确认或取消物料订单的操作；本方法5为优先方法。

步骤一包括以下步骤：

步骤1：订单及基础信息编辑；

在电子编辑界面中由采购方操作员进行信息编辑，编辑的信息包括：

(4)订单成品数量；

成品数量包括各款各色各码的具体数量；

比如1000个箱子，其中A款500个，B款500个，其中B款大码红色300个，B款大码蓝色200个---总单对应多款多色多码，箱子可以是衣服，帽子，袜子，鞋子。

(5)每个款式(款色码)物料对应的单件用量；

B款大码红色的单件用量：大码吊牌2个，外包装箱0.5个(表示一箱装2个)，...；

(6)供应商信息模块

包括名称，电话等；

步骤2：形成订单对应物料用量清单；

举例：

B款大码红色的单件用量：大码吊牌2个；

B款大码红色的总件数是300个，那么B款大码红色的大码吊牌总用量是600个；

B款大码蓝色200个，单件用量2个，那么B款大码蓝色的大码吊牌总用量是400个；B款大码吊牌合并后的总用量是1000个；

根据订单成品数量以及单件用量，计算各款的具体物料用量和总物料用量，从而形成最终的订单对应物料用量清单；第一种方法，在客户端本地计算再将结果传送到服务器，第二种方法，由服务器端进行数值计算；

步骤3：形成给具体供应商的采购信息；

在电子编辑界面中，采购方操作员基于订单对应物料用量清单，确定每一种物料的供应商，形成给具体供应商的采购信息；

采购信息包括每一种物料的名称，规格，物料数量，供应商信息等；

供应商读取物料采购信息的方式：

供应商在第三方通知平台上统一查看不同采购方发来的物料订单信息，并统一或分别进行确认或取消订单操作。这样，供应商不必单独访问每一个服务器，因为不同的供应商的数据库可能不在同一个服务器中。这样极大方便了供应商的操作。

供应商登陆操作模块：

供应商登陆erp服务器，进行采购确认等操作；供应商操作模块可以是：超文本网页链接，微信公众号平台，微信小程序，支付宝小程序，QQ小程序平台，独立的app，独立的电脑端程序。供应商登陆登陆后，可以查看采购合同物料要求等信息，对合同进行确认、反馈、下单等操作。

供应商采购反馈信息查阅模块：供应商操作模块将数据写入erp服务器后，用户通过读取erp服务器数据，获取最新的采购进度。

物料订单信息由第三方平台通过短信方式发送到供应商关联的手机上，短信中包含订单的材料信息。

短信中还进一步提醒供应商下载第三方平台对应的APP以浏览物料订单。

一种基于订单的物料采购信息智能分发及收集系统，包括数据编辑模块，数据分发模块和数据库服务器；

数据编辑模块用于采购方进行订单及物料采购信息的编辑；

数据分发模块用于将物料采购信息分发给供应商；

数据库服务器用于存储物料采购信息记录和订单确认信息；

采用前述的基于订单的物料采购信息智能分发及收集方法实现基于订单的物料采购信息智能分发及收集。

有益效果：

本发明的基于订单的物料采购信息智能分发及收集方法和系统，通过物料信息的分发，以及供应商统一处理物料订单，以及将所有新汇总便于供应商或采购方了解，极大的简化了采购流程，将采购流程电子化，具有以下优势：

(1)方便采购方根据生产订单统一分发物料采购订单(自动分发物料采购订单)；

(2)方便供货方统一处理收到的物料采购订单；

(3)便于采购方和供货方总体了解采购订单的进程。

因此，本发明的方法和系统弥补了采购领域的空白，能显著提高采购效率，从而提高生产效率，保障生产顺畅进行。

另外，本发明的物料名称处理方法，能方便的对物料进行快速的智能的分类，能在选择物料时自动弹框显示，能从粘贴板中直接新增物料，使用方便，效率高，界面友好。本发明方法灵活性好，能根据需要简化UI界面，易于实施，使用时更具人性化，符合用户需求。

另外，本发明的ERP系统中UI界面内的字段显示隐藏设定方法通过各种方式能实现物料字段显示的灵活配置，给用户能带来极大的便利。

附图说明

图1为操作人员为物料设置供应商的界面图；、

图2为供应商审批界面示意图；

图3为供应商端处理订单界面示意图；

图4为采购端手机APP端界面图；

图5为供应商接单界面示意图；

图6为手机端查看信息界面示意图；

图7为短信通知示意图；

图8为通过输入数据确定显示字段的界面；

图9为字段选择对话框示意图；

图10为字段选择与显示界面；

图11为物料记录处理界面；

图12为以关键词进行物料记录搜索界面示意图；

图13为点击某一个类别(橡筋)后的物料记录的UI界面(二次检索界面)；

图14为在物料界面中选择多种物料以及弹出的预览窗口示意图；

图15为从excel表格中复制物料记录添加到ERP中的示意图。

具体实施方式

以下将结合附图和具体实施例对本发明做进一步详细说明：

实施例1：

第一部分：

一种基于订单的物料采购信息智能分发及收集方法，其特征在于，包括以下步骤：

步骤一：订单及物料采购信息的编辑；

在电子编辑界面中由采购方操作员编辑订单，订单中物料的单件用量，形成订单对应物料用量清单，最终形成给具体供应商的物料采购信息；

物料采购信息包括每一种物料的名称，规格，物料数量，供应商(可以进一步包括价格等信息)；物料采购信息存储在数据库服务器中；

步骤二：物料采购信息分发；

在电子编辑界面中，由采购方操作员将物料采购信息依据物料与供应商的对应关系，对应分发到多个供应商；操作员操作后，系统自动分发通知到供应商；

步骤三：供应商反馈信息收集；

数据库服务器收集供应商反馈的信息；反馈的信息包括供应商确认信息。

步骤二中，采用以下方法中的至少一种(可以是多种相结合)向供应商分发物料采购信息的方式：

方法1：通过手机短信或语音通知；

方法2：通过即时通讯软件或公众号平台通知；即时通讯软件如qq，微信，支付宝等通知；

方法3：通过第三方通知平台通知；第三方通知平台为中转平台，优选方法3：

方法4：通过电子邮件通知；

向即时通讯软件服务器激发推送指令及推送需要的数据信息；其中的数据信息可以是处理好的通知信息，也可以是发送订单id和服务器地址信息，即时通讯服务器通过接口读取需要的供应商等采购信息。

微信推送的账号信息需要openid，需要预先获取后并存储openid和对应的手机号，用户关注微信公众号平台可以获取openid和手机号，当客户端上传手机号，就可以找到对应的openid，有了openid微信才能完成推送信息。

步骤三中，通过以下方法中的至少一种(可以是多种相结合)收集供应商反馈信息；

方法1：供应商通过授权的账号密码登录软件，进入供应商操作界面，访问数据服务器，执行确认或取消物料订单的操作；登录可以是网页端进入，或小程序等进入；

方法2：供应商通过登录第三方平台执行确认或取消物料订单操作，由第三方平台访问数据服务器执行确认或取消物料订单的操作；

方法3：供应商通过登录第三方平台执行确认或取消物料订单操作，数据服务器定时读取第三方平台的数据，执行确认或取消物料订单的操作；

方法4：供应商通过回复短信确认或取消订单；电信运营商向访问数据服务器，执行确认或取消物料订单的操作；

方法5：供应商通过登录第三方平台，通过第三方平台方访问数据服务器执行确认或取消物料订单的操作；本方法5为优先方法。

步骤一包括以下步骤：

步骤1：订单及基础信息编辑；

在电子编辑界面中由采购方操作员进行信息编辑，编辑的信息包括：

(7)订单成品数量；

成品数量包括各款各色各码的具体数量；

比如1000个箱子，其中A款500个，B款500个，其中B款大码红色300个，B款大码蓝色200个---总单对应多款多色多码，箱子可以是衣服，帽子，袜子，鞋子。

(8)每个款式(款色码)物料对应的单件用量；

B款大码红色的单件用量：大码吊牌2个，外包装箱0.5个(表示一箱装2个)，…；

(9)供应商信息模块

包括名称，电话等；

步骤2：形成订单对应物料用量清单；

举例：

B款大码红色的单件用量：大码吊牌2个；

B款大码红色的总件数是300个，那么B款大码红色的大码吊牌总用量是600个；

B款大码蓝色200个，单件用量2个，那么B款大码蓝色的大码吊牌总用量是400个；B款大码吊牌合并后的总用量是1000个；

根据订单成品数量以及单件用量，计算各款的具体物料用量和总物料用量，从而形成最终的订单对应物料用量清单；第一种方法，在客户端本地计算再将结果传送到服务器，第二种方法，由服务器端进行数值计算；

步骤3：形成给具体供应商的采购信息；

在电子编辑界面中，采购方操作员基于订单对应物料用量清单，确定每一种物料的供应商，形成给具体供应商的采购信息；

采购信息包括每一种物料的名称，规格，物料数量，供应商信息等；

供应商读取物料采购信息的方式：

供应商在第三方通知平台上统一查看不同采购方发来的物料订单信息，并统一或分别进行确认或取消订单操作。这样，供应商不必单独访问每一个服务器，因为不同的供应商的数据库可能不在同一个服务器中。这样极大方便了供应商的操作。

供应商登陆操作模块：

供应商登陆erp服务器，进行采购确认等操作；供应商操作模块可以是：超文本网页链接，微信公众号平台，微信小程序，支付宝小程序，QQ小程序平台，独立的app，独立的电脑端程序。供应商登陆登陆后，可以查看采购合同物料要求等信息，对合同进行确认、反馈、下单等操作。

供应商采购反馈信息查阅模块：供应商操作模块将数据写入erp服务器后，用户通过读取erp服务器数据，获取最新的采购进度。

一种基于订单的物料采购信息智能分发及收集系统，包括数据编辑模块，数据分发模块和数据库服务器；

数据编辑模块用于采购方进行订单及物料采购信息的编辑；

数据分发模块用于将物料采购信息分发给供应商；

数据库服务器用于存储物料采购信息记录和订单确认信息；

采用前述的基于订单的物料采购信息智能分发及收集方法实现基于订单的物料采购信息智能分发及收集。

参见图1，选择一个款式的单件物料名称和单件用量

第一步，主界面中编辑模板，第二步，添加物料，第三步从物料库中选择物料。

为分单自动匹配单件模板用料，得到总用量。

给每一种物料选择供应商

如图2，填入采购信息(价格，送货地址，送货时间等)，审核后，按物料或按供应商分别发送通知给供应商。

发通知的方式，如email，短信，微信公众号平台，微信，qq，支付宝，网页，安卓或苹果系统的自带的推送平台等；

供应商收到的通知界面(电脑端通知)如图3；

手机端的通知如图4；

供应商在电脑端操作界面如图5；

供应商微信端操作界面如图6。

如图7，物料订单信息由第三方平台通过短信方式发送到供应商关联的手机上，短信中包含订单的材料信息。

第二部分：

ERP系统中，物料采购记录为核心的数据，由于采购记录涉及到的字段非常多，一般的做法是分为多个界面单独显示，如有50个字段，则分5个页面框显示，每一个页面显示10个字段，这种处理方法的好处就是能显示所有的字段及信息，不足之处在于灵活性不足，用户浏览字段是非常繁琐，有时候需要翻页很多次才能浏览完一条记录，而且，用户不感兴趣的字段也会显示，总而言之会给用户的使用带来极大的不便，人接交互非常的不人性化。

因此，需要对ERP系统进一步优化，提出一种ERP系统中UI界面内的字段显示隐藏设定方法，字段是指采购对象相关的信息；

采购的对象为物料，零件，元器件，模块等；

在UI界面中，操作者(使用ERP软件的用户，下同)通过以下方法选择需要显示的字段：

方法1：在设置框中，每一个字段前设置有复选框，操作者通过复选框设置需要显示的字段；

方法2：在显示权限设定框中，输入数字或字段名称设定需要显示的字段；

选择后，选择的状态保存在后台(数据库服务器)或者客户端，或者同时保存；

选择完成后，采购界面中只显示操作员已选择的字段。

关于页面读取数据库的数据，采用以下两种处理方法的任一种进行处理：

方法1：在操作员选择显示字段前，页面从数据库读取所有字段数据，操作员选择显示字段后，只在操作界面中显示已经选择的字段对应的数据；即读全部显示部分，意思是读取全部字段的数据，再从全部字段的数据中选择选定数据在客户端显示。

方法2：操作员选择显示字段后，页面从数据库读取选定字段对应的数据并显示在UI界面中。即读取部分并显示部分，意思是只读取部分字段的数据，其他字段的数据不从数据库读取。

页面的初始状态为显示全部字段，或全不显示，或显示常用字段，常用字段是指ERP软件中预先设定的字段。

字段包括以下名称中的至少5项：

单位(指个，件，套，双)，规格(如大中小，色号，色系等)，每件用量(如0.5表示2个用一件，如一个包装盒内装2件衣服)，件数，损耗(如1％)，总用量，出库数量(当前订单的出库数量)，未出库(当前订单的未出库量)，入库数量(当前订单的入库数量)，采购数量，未入库(当前订单的未入库数量)，使用部位(比如西装的肩棉使用在肩部)，供应商(供应商名称)，备注(供应商电话等信息)、木架号(在库房的存储地址编号)、报价(预定价格)，采购价格(实际价格)，历史价格，总未入库(全部订单的未入库数量)，总未出库(全部订单的未出库量)，库存(库存量)，采购时间，交货时间，平衡库存(建议采购量)，真实库存，尺码(大中小等)，颜色，报警天数(要求交货前未完成交货报警，一般设置为3天)，剩余天数(还剩几天报警)，是否审批(工厂审批，审批后数据不再修改)，审批人，审批时间，预计发货时间，发货时间(实际发货时间)，物流名称，物料单号(快递单号)，供应商回复信息(文本信息，注意事项之类)，收货地址，收货人，收货名称，物料编号(如发动机编号，内部物料ID，显示器编号等)，备用字段(备用字段可以是多个，用于字段扩展)

在字段设置框中，对于不同权限的操作员，有权限选择的字段正常显示，无权限选择的字段淡化显示(不允许选择)。

如图8，通过输入数据可以确定显示字段，在第14条记录中的物料显示权限中设定选择第1，3，4，7个字段进行显示。

图9为字段显示旋转的对话框界面示意图，点击其中的复选框即可以对显示状态进行设置；

图10中展示了物料显示选择界面。

第三部分：

ERP系统中，物料采购记录为核心的数据，物料的新增、分类、选择以及预览均为非常基本的操作，但是的传统的操作步骤繁琐，从而效率非常低，总而言之，现有的操作模式会给用户的使用带来极大的不便，人接交互非常的不人性化。

因此，有必要设计一种新的ERP系统中物料名称处理方法。

所述的ERP系统还涉及物料名称处理方法，一种ERP系统中物料名称处理方法，包括以下方法中的任一种：

方法1：物料智能分类；

依据物料名称将物料自动分类，使得不同类别的物料能在UI界面中分类显示；

方法2：通过复制文本以新增物料；

在ERP的物料新增界面中，依据来自粘贴板中信息，将该信息中包含的物料记录写入到物料数据库中，形成新的物料记录并在所述的物料新增界面中显示；

方法3：选定物料并预览；

在ERP的物料处理界面中，当选择一个或多个物料后，弹出新的对话框同步显示已经选定的物料，以供用户预览当前已选的所有物料；便于用户操作和处理，人机接口更友好以及人性化。

物料智能分类方法包括：

步骤1：读取包含有物料名称信息的文本数据；

步骤2：针对每一条文本数据，按照预定义的字符分割规则，对文本数据中的关键词进行分割，得到一个分类关键词；

多个文本数据中，若得到多个相同的分类关键词，则只保留一个分类关键词；

步骤3：在UI中显示分类关键词；关键词通过按钮，下拉菜单，右键菜单，按键菜单(按下某一物理键触发菜单)等形式展现；

步骤4：分类关键词被激活后，ERP系统执行该激活的分类关键词进行搜索，并且在UI中显示对应记录；显示的记录包括物料名称，还可以进一步包括库存，规格，单价等与物料名称相关联的其他信息；

步骤2中的字符分割规则为：

情况1：有分隔符时，分隔符前的文字为分类关键词，预定义的分隔符为-，空格，/，\，逗号，+，@，$，*，～，#等；如文本数据为：“包装-快鱼第二代袋子-棉”，则文本数据中“-”为预定义的分隔符，“包装”为分类关键词；

情况2：无分隔符时，取文本数据的前n个字符或汉字；n为2或3；如“包装快鱼第二代袋子-棉”，则文本数据中，前2个汉字“包装”为分类关键词；

步骤2中，分类关键词去重的方法有：

方法1：针对多个分类关键词，采用递归算法将多个分类关键词分类；

方法2：针对一个分类关键词，将该分类关键词与已有的分类关键词比较，若相同，则舍弃当前的分类关键词，若不同，则新建一个分类关键词。

将粘贴板中的内容，插入到数据库中形成新的物料记录；插入后重新执行物料智能分类。再刷新UI界面；若记录在数据库中已经存在，则不插入(丢弃该记录)。

在UI界面中设置搜索框，在搜索框中输入文字能对本地物料记录进行搜索，并显示搜索结果。传统方法因为是后台数据库保存分类，一般是按参数从后台数据库读取符合条件的记录。

本地即时检索后或者按参数请求后台数据后，在UI界面中显示符合条件的记录，在激活页面分类关键词(如点击关键词按钮)，执行二次检索，并在UI界面中显示二次检索的结果。

在ui页面中，每个记录设置复选框，便于复制记录或调用。调用举例：算料时新增一个物料。

ui页面中，每个记录设置复选框，对复选的当前复选状态做保存处理，作为临时保存，手动取消复选，或者重新开启界面后，复选清除。

每个记录设置复选框，复选的记录，显示到预览窗或优先显示在记录的最前列。

图11显示了物料记录的界面；

图12显示了以“1022”为关键词在本地进行搜索的结果界面，其中1022为订单号。

图13，二次检索的界面，在上一个界面(图12)中，点击橡筋，执行二次检索，得到图13的界面。

图14中，选择物料后，客户端会弹出一个窗口以显示已经选择的物料；

图15中，展示了从excel表中选择物料记录并复制记录(因为很多用户习惯于在excel中编辑物料)，再在客户端的页面中直接粘贴，系统会弹出一个窗口，并且对物料自动区分，若有重复记录，则提示，若无重复记录，则将新的记录(不重复的记录，或者说是原数据库中没有的记录)添加到(即写入)物料数据库中，形成新的物料记录。