一种联合办公用文件管理系统

技术领域

本发明属于联合办公技术领域，涉及文件管理技术，具体是一种联合办公用文件管理系统。

背景技术

联合办公这种概念在硅谷兴起，特别适合小型的创业团队，是一种为降低办公室租赁成本而进行共享办公空间的办公模式，来自不同公司的个人在联合办公空间中共同工作。在特别设计和安排的办公空间中共享办公环境，彼此独立完成各自项目。办公者可与其他团队分享信息、知识、技能、想法和拓宽社交圈子等。服务商包括WE+联合办公、氪空间、米域、CREATER创邑、思微SimplyWork、联合创业办公社(PeopleSquared)、柔性办公基地、协纵国际企业港、Bee+、无界空间、邻客以及Workingdom等。

现有技术中，联合办公用文件管理系统存在以下几个缺陷：(1)、没有对文件使用人员的身份进行安全有效地验证，非常容易导致公司文件资源外泄；(2)、文件上传至联合办公的数据库中时，没有对上传的文件加以特征标注，导致后续文件查找时较为繁琐，同时携带有病毒的不良文件上传时间没有进行文件健康解析，容易导致联合办公系统受到病毒攻击；(3)、使用人员检索某一类型的办公文件时，当前的联合办公用文件管理系统无法优选出合适的文件供使用人员查阅，为此，我们提出一种联合办公用文件管理系统。

发明内容

针对现有技术存在的不足，本发明目的是提供一种联合办公用文件管理系统。

本发明所要解决的技术问题为：

(1)、没有对文件使用人员的身份进行安全有效地验证，非常容易导致公司文件资源外泄；

(2)、文件上传至联合办公的数据库中时，没有对上传的文件加以特征标注，导致后续文件查找时较为繁琐，同时携带有病毒的不良文件上传时间没有进行文件健康解析，容易导致联合办公系统受到病毒攻击；

(3)、使用人员检索某一类型的办公文件时，当前的联合办公用文件管理系统无法优选出合适的文件供使用人员查阅。

本发明的目的可以通过以下技术方案实现：

一种联合办公用文件管理系统，包括身份验证模块、文件上传模块、文件分析模块、生成打印模块、显示记录模块、文件筛选模块、需求发布模块、服务器和若干个登录终端；

若干个登录终端用于使用人员输入个人信息后进行注册登录，并将个人信息发送至服务器内存储；所述文件上传模块用于使用人员上传联合办公用文件，并将联合办公用文件发送至服务器内保存；

所述文件分析模块用于对上传的联合办公用文件进行分析；所述身份验证模块用于对使用人员的身份进行验证；

所述显示记录模块用于显示和记录文件上传、文件筛选、文件分析和身份验证的结果；所述生成打印模块用于将所需的联合办公用文件生成后并打印；所述需求发布模块用于联合办公人员发布所需办公文件的文件信息，文件信息包括文件类型、文件大小和文件格式；所述文件筛选模块用于筛选联合办公用文件。

进一步地，所述文件分析模块的具体分析过程如下：

S1：获取上传的联合办公用文件的文件特征值；

S2：将上传的联合办公用文件的文件特征值与服务器中存储文件的文件特征值进行比对，具体比对过程如下：

S21：将上传文件的文件特征值作为第一字符串，将服务器中存储文件的文件特征值均作为第二字符串；

S22：若第二字符串由第一个字符串经过N次添加、N次删除或者N次修改后完全一样，那么两个字符串的变换次数为N，N＝1，……，n；

S23：变换次数N取倒数后作为第一字符串和第二字符串的相似度；

S3：若相似度1/N未超过预设相似阈值，判定该文件为第一次上传；

若相似度1/N超过预设相似阈值，判定该文件为重复上传；

S4：预设服务器的可识别文件格式；

S5：获取每个文件的扩展名，当文件存在可识别文件格式以外的文件格式，服务器将该类文件标记为可疑文件，并产生警报信息反馈至相应的登录终端；

S6：登录终端将警报信息以字体化的形式呈现给文件上传人员，询问文件上传人员是否继续上传，字体化的形具体为“是”和“否”；

S7：当文件上传人员点击登录终端中的“是”时，服务器产生信任信号发送至服务器，服务器将该可疑文件标记为信任文件后即可继续上传；

S8：当文件上传人员点击登录终端中的“否”时，服务器产生不信任信号发送至服务器，服务器继续拦截该可疑文件上传并删除该可疑文件。

进一步地，所述身份验证模块的具体验证过程如下：

SS1：通过身份码输入的方式进行身份验证，身份码包括随机生成的六位数验证码加上使用人员查阅文件的的文件特征值；其中，随机生成的六位数验证码由数字和英文字母随机混合组成；

SS2：获取验证码的生成时间，验证码生成时间标记为T2，获取验证码发送至使用人员登录终端的时间，并将发送至使用人员登录终端的时间标记为T3，得到验证码的发送时长T4＝T3-T2；

SS3：获取身份码的输入时间T5，计算得到使用人员的身份码输入反应时间T6＝T5-T3；

SS4：预设验证码的时效时间T7，将验证码的发送时长T4与使用人员的验证码输入反应时间T6相加后与验证码的时效时间T7进行比对，当T4+T6＞T7时，验证码失效，需要重新发送验证码；当T4+T6≤T7时，验证码有效，无需重新发送验证码，进入下一步骤；

SS5：获取身份码总位数h，h＝16；获取身份码的输入间隔时间Tu，u＝h-1＝15，u代表身份码输入时间的时间段数；获取输入间隔时间Tu中的最大间隔时间Tmax和最小间隔时间Tmin；

SS6：当任一输入间隔时间Tu大于预设输入间隔时间阈值时，身份验证不通过，产生验证不通过信号反馈至相应的登录终端中；当最大间隔时间Tmax小于等于预设输入间隔时间阈值时，产生验证通过信号反馈至相应的登录终端中。

进一步地，所述文件筛选模块的具体筛选过程如下：

P1：获取使用人员检索到的文件，并将文件标记为i，i＝1，……，n；

P2：获取文件的被查阅次数，并将文件的被查阅次数标记为Li；

P3：获取文件的被查阅时间，并将被查阅时间标记为Ti；

P4：利用公式计算得出文件的被关注值GZi，具体公式如下：

GZi＝a1×Li+a2×Xi，式中a1和a2均为预设比例系数固定数值；

P5：获取文件的评价总次数和点赞次数，计算得到文件的点赞率Di；

P6：获取文件的占用内存，并将文件的占用内存标记为ZNi；获取文件的被下载次数，并将文件的被下载次数标记为Xi；

P7：利用公式计算得出文件的采纳值CNi，具体公式如下：

P8：选取中采纳值CNi最大的文件作为使用人员的检索目标文件。

进一步地，所述可识别文件格式具体包括doc、docx、xls、xlsx、ppt、pptx、jpg、png、dwg和txt。

与现有技术相比，本发明的有益效果是：

1、本发明方便对文件使用人员的身份进行安全有效地验证，避免导致公司文件资源外泄；

2、本发明在文件上传至联合办公的数据库中时，能够对上传的文件加以特征标注，方便后续办公文件的查找和检索，同时对携带有病毒的不良文件上传时间进行文件健康解析，杜绝不良文件上传至联合办公用文件管理系统中，避免联合办公系统受到病毒攻击的危害；

3、本发明在使用人员检索某一类型的办公文件时，联合办公用文件管理系统依据文件的浏览次数、浏览时间、下载次数等数据优选出相对应的文件，供使用人员查阅。

附图说明

为了便于本领域技术人员理解，下面结合附图对本发明作进一步的说明。

图1为本发明的整体系统框图。

具体实施方式

下面将结合实施例对本发明的技术方案进行清楚、完整地描述，显然，所描述的实施例仅仅是本发明一部分实施例，而不是全部的实施例。基于本发明中的实施例，本领域普通技术人员在没有作出创造性劳动前提下所获得的所有其它实施例，都属于本发明保护的范围。

请参阅图1所示，一种联合办公用文件管理系统，包括身份验证模块、文件上传模块、文件分析模块、生成打印模块、显示记录模块、文件筛选模块、需求发布模块、服务器和若干个登录终端；

若干个登录终端用于使用人员输入个人信息后进行注册登录，并将个人信息发送至服务器内存储；所述文件上传模块用于使用人员上传联合办公用文件，并将联合办公用文件发送至服务器内保存；

所述文件分析模块用于对上传的联合办公用文件进行分析，具体分析过程如下：

S1：获取上传的联合办公用文件的文件特征值；

所述文件特征值的具体获取过程如下：获取到对应文件的文件编号，文件编号具体包括文件的城市码/公司码/部门码/文件级别码/版次码/修改次数；其中城市码、公司码和部门码均采用两个英文字母的简称；文件级别码划分为一级文件～N级文件，一级文件～N级文件依次采用A～Z的顺序依次进行表示；版次码采用英文字母A～Z的顺序依次进行表示；修改次数采用两位数00～09的顺序依次进行表示，如果文件修订超过9次版次码就上升一位，依次类推；

举例具体说明：成都奇缘技术转让有限公司财务部门二级文件第三版次第二次修改的文件，则文件的编号为CD/QY/CW/B/C/02，CD/QY/CW/B/C/02即为该联合办公用文件的文件特征值；

S2：将上传的联合办公用文件的文件特征值与服务器中存储文件的文件特征值进行比对，具体比对过程如下：

S21：将上传文件的文件特征值作为第一字符串，将服务器中存储文件的文件特征值均作为第二字符串；

S22：若第二字符串由第一个字符串经过N次添加、N次删除或者N次修改后完全一样，那么两个字符串的变换次数为N，N＝1，……，n；例如：第一字符串abcdef和第二字符串abcdefg，第一字符串abcdef经过一次添加后与第二字符串abcdefg完全一样，则第一字符串和第二字符串的变换次数为1；

S23：变换次数N取倒数后作为第一字符串和第二字符串的相似度；

S3：若相似度1/N未超过预设相似阈值，判定该文件为第一次上传；

若相似度1/N超过预设相似阈值，判定该文件为重复上传；

S4：预设服务器的可识别文件格式，可识别文件格式具体包括doc、docx、xls、xlsx、ppt、pptx、jpg、png、dwg和txt等；

S5：获取每个文件的扩展名，当文件存在可识别文件格式以外的文件格式，服务器将该类文件标记为可疑文件，并产生警报信息反馈至相应的登录终端；

S6：登录终端将警报信息以字体化的形式呈现给文件上传人员，询问文件上传人员是否继续上传，字体化的形具体为“是”和“否”；

S7：当文件上传人员点击登录终端中的“是”时，服务器产生信任信号发送至服务器，服务器将该可疑文件标记为信任文件后即可继续上传；

S8：当文件上传人员点击登录终端中的“否”时，服务器产生不信任信号发送至服务器，服务器继续拦截该可疑文件上传并删除该可疑文件；

所述身份验证模块用于对使用人员的身份进行验证，具体验证过程如下：

SS1：通过身份码输入的方式进行身份验证，身份码包括随机生成的六位数验证码加上使用人员查阅文件的的文件特征值；其中，随机生成的六位数验证码由数字和英文字母随机混合组成；

具体举例说明身份码：随机生成的六位数验证码I5O6BF+文件特征值CDQYCWBC02，即身份码为I5O6BFCDQYCWBC02；

SS2：获取验证码的生成时间，验证码生成时间标记为T2，获取验证码发送至使用人员登录终端的时间，并将发送至使用人员登录终端的时间标记为T3，得到验证码的发送时长T4＝T3-T2；

SS3：获取身份码的输入时间T5，计算得到使用人员的身份码输入反应时间T6＝T5-T3；

SS4：预设验证码的时效时间T7，将验证码的发送时长T4与使用人员的验证码输入反应时间T6相加后与验证码的时效时间T7进行比对，当T4+T6＞T7时，验证码失效，需要重新发送验证码；当T4+T6≤T7时，验证码有效，无需重新发送验证码，进入下一步骤；

SS5：获取身份码总位数h，h＝16；获取身份码的输入间隔时间Tu，u＝h-1＝15，u代表身份码输入时间的时间段数；获取输入间隔时间Tu中的最大间隔时间Tmax和最小间隔时间Tmin；

SS6：当任一输入间隔时间Tu大于预设输入间隔时间阈值时，身份验证不通过，产生验证不通过信号反馈至相应的登录终端中；当最大间隔时间Tmax小于等于预设输入间隔时间阈值时，产生验证通过信号反馈至相应的登录终端中；

所述显示记录模块用于显示和记录文件上传、文件筛选、文件分析和身份验证的结果；所述生成打印模块用于将所需的联合办公用文件生成后并打印；所述需求发布模块用于联合办公人员发布所需办公文件的文件信息，文件信息包括文件类型、文件大小和文件格式等；

所述文件筛选模块用于筛选联合办公用文件，具体筛选过程如下：

P1：获取使用人员检索到的文件，并将文件标记为i，i＝1，……，n；

P2：获取文件的被查阅次数，并将文件的被查阅次数标记为Li；；

P3：获取文件的被查阅时间，并将被查阅时间标记为Ti；

P4：利用公式计算得出文件的被关注值GZi，具体公式如下：

GZi＝a1×Li+a2×Xi，式中a1和a2均为预设比例系数固定数值；

P5：获取文件的评价总次数和点赞次数，计算得到文件的点赞率Di；

P6：获取文件的占用内存，并将文件的占用内存标记为ZNi；获取文件的被下载次数，并将文件的被下载次数标记为Xi；

P7：利用公式计算得出文件的采纳值CNi，具体公式如下：

P8：选取中采纳值CNi最大的文件作为使用人员的检索目标文件。

一种联合办公用文件管理系统，工作时，通过文件分析模块对上传的联合办公用文件进行分析，首先获取上传的联合办公用文件的文件特征值，获取到对应文件的文件编号，文件编号具体包括文件的城市码/公司码/部门码/文件级别码/版次码/修改次数，其中城市码、公司码和部门码均采用两个英文字母的简称；文件级别码划分为一级文件～N级文件，一级文件～N级文件依次采用A～Z的顺序依次进行表示；版次码采用英文字母A～Z的顺序依次进行表示；修改次数采用两位数00～09的顺序依次进行表示，如果文件修订超过9次版次码就上升一位，依次类推，将上传的联合办公用文件的文件特征值与服务器中存储文件的文件特征值进行比对，将上传文件的文件特征值作为第一字符串，将服务器中存储文件的文件特征值均作为第二字符串，若第二字符串由第一个字符串经过N次添加、N次删除或者N次修改后完全一样，那么两个字符串的变换次数为N，变换次数N取倒数后作为第一字符串和第二字符串的相似度，若相似度1/N未超过预设相似阈值，判定该文件为第一次上传，若相似度1/N超过预设相似阈值，判定该文件为重复上传，而后获取每个文件的扩展名，与预设服务器的可识别文件格式进行比对，当文件存在可识别文件格式以外的文件格式，服务器将该类文件标记为可疑文件，并产生警报信息反馈至相应的登录终端，登录终端将警报信息以字体化的形式呈现给文件上传人员，询问文件上传人员是否继续上传，字体化的形具体为“是”和“否”，当文件上传人员点击登录终端中的“是”时，服务器产生信任信号发送至服务器，服务器将该可疑文件标记为信任文件后即可继续上传，当文件上传人员点击登录终端中的“否”时，服务器产生不信任信号发送至服务器，服务器继续拦截该可疑文件上传并删除该可疑文件，本发明在文件上传至联合办公的数据库中时，能够对上传的文件加以特征标注，方便后续办公文件的查找和检索，同时对携带有病毒的不良文件上传时间进行文件健康解析，杜绝不良文件上传至联合办公用文件管理系统中，避免联合办公系统受到病毒攻击的危害；

通过身份验证模块用于对使用人员的身份进行验证，通过身份码输入的方式进行身份验证，身份码包括随机生成的六位数验证码加上使用人员查阅文件的的文件特征值，随机生成的六位数验证码由数字和英文字母随机混合组成，获取验证码的生成时间，验证码生成时间标记为T2，获取验证码发送至使用人员登录终端的时间，并将发送至使用人员登录终端的时间标记为T3，得到验证码的发送时长T4＝T3-T2，获取身份码的输入时间T5，计算得到使用人员的身份码输入反应时间T6＝T5-T3，预设验证码的时效时间T7，将验证码的发送时长T4与使用人员的验证码输入反应时间T6相加后与验证码的时效时间T7进行比对，当T4+T6＞T7时，验证码失效，需要重新发送验证码；当T4+T6≤T7时，验证码有效，无需重新发送验证码，而后获取身份码总位数h，h＝16；获取身份码的输入间隔时间Tu，u＝h-1＝15，u代表身份码输入时间的时间段数；获取输入间隔时间Tu中的最大间隔时间Tmax和最小间隔时间Tmin，当任一输入间隔时间Tu大于预设输入间隔时间阈值时，身份验证不通过，产生验证不通过信号反馈至相应的登录终端中；当最大间隔时间Tmax小于等于预设输入间隔时间阈值时，产生验证通过信号反馈至相应的登录终端中，本发明方便对文件使用人员的身份进行安全有效地验证，避免导致公司文件资源外泄；

使用人员通过需求发布模块发布所需办公文件的文件信息，并通过文件筛选模块筛选联合办公用文件，获取使用人员检索到的文件i，获取文件的被查阅次数Li、文件的被查阅时间Ti，利用公式GZi＝a1×Li+a2×Xi计算得出文件的被关注值GZi，而后获取文件的评价总次数和点赞次数，计算得到文件的点赞率Di，获取文件的占用内存ZNi和被下载次数标记为Xi，利用公式

显示记录模块显示并记录文件上传、文件筛选、文件分析和身份验证结果的结果，还可以通过生成打印模块用于将所需的联合办公用文件生成后并打印。上述公式均是去量纲后取其数值计算，公式是由采集大量数据进行软件模拟得到最近真实情况的一个公式，公式中的预设参数由本领域的技术人员根据实际情况进行设置。

以上公开的本发明优选实施例只是用于帮助阐述本发明。优选实施例并没有详尽叙述所有的细节，也不限制该发明仅为的具体实施方式。显然，根据本说明书的内容，可作很多的修改和变化。本说明书选取并具体描述这些实施例，是为了更好地解释本发明的原理和实际应用，从而使所属技术领域技术人员能很好地理解和利用本发明。本发明仅受权利要求书及其全部范围和等效物的限制。